सामग्री

• पायऱ्या
• भाग १ पत्र सुरू करा
• भाग २ पत्राचा मुख्य भाग लिहा
• भाग 3 पत्र समाप्त
• भाग 4 पत्र पूर्ण करणे

या लेखात: पत्र सुरू करा पत्रचे मुख्य भाग कमी करा पत्र भरावे पत्र 14 संदर्भ शोधा

तुम्हाला व्यावसायिक पत्र लिहिण्याची गरज आहे का? सर्वसाधारणपणे, या प्रकारच्या पत्रांमध्ये सुप्रसिद्ध आणि वापरण्यास सुलभ रचना आहे जी विविध सामग्रीमध्ये रुपांतर करते. व्यवसाय पत्र नेहमी दिनांकित असले पाहिजे. याव्यतिरिक्त, यात प्रेषक आणि प्राप्तकर्त्याबद्दल काही परिच्छेद आणि माहिती असणे आवश्यक आहे. आपल्या कंपनीने ठरवलेल्या मानकांचे पालन करण्यासाठी स्वत: लिहा आणि आवश्यक ते बदल करा.

पायऱ्या

भाग १ पत्र सुरू करा

1. 
   

   
   लेआउटसह स्वत: ला परिचित करा. आपल्या पत्राची कोणतीही सामग्री असली तरीही आपण सादरीकरणाचे काही नियम लागू केले पाहिजेत. व्यावसायिक अक्षरे टाईप करणे आवश्यक आहे. "एरियल" किंवा "टाइम्स न्यू रोमन" सारखे सामान्य टाइपफेस वापरा. शक्य असल्यास पॅड परिच्छेदाची निवड करा, की प्रत्येक दोनदा की दाबून प्रत्येक नवीन परिच्छेदन सुरू करण्याच्या बरोबरीचे आहे. नोंद आणि लिप्त होऊ नका.
   • चारही बाजूंनी 2.5 सेमी अंतर ठेवा.
   • एक डिजिटल व्यवसाय पत्र सामान्य फॉन्ट वापरून तयार केले जाणे आवश्यक आहे. व्यावसायिक ईमेलमध्ये, कृष्ण किंवा पांढर्‍याशिवाय अन्य रंगाचा शाप किंवा ई वापरणे टाळा.

2. 
   

   
   योग्य कागद निवडा. ई A4 आकाराच्या पत्रकावर मुद्रित केले जाणे आवश्यक आहे. जर आपण अमेरिकेत रहात असाल तर 216 मिमी × 279 मिमी किंवा 8.5 "× 11" असलेले अक्षरे आकाराचे कागद वापरा. काही मोठे करार कायदेशीर आकाराच्या पत्रकावर (216 मिमी × 356 मिमी) मुद्रित केले जाऊ शकतात.
   • आपण ते पाठविण्यासाठी पत्र मुद्रित केल्यास, कंपनीचे डोके असलेले पेपर वापरण्याचा विचार करा. हे आपल्या पत्राला अधिकृत स्पर्श देईल कारण वाचक आपल्या कंपनीचा लोगो आणि संपर्क माहिती पाहतील.

3. 
   

   
   
   
   कंपनीबद्दल माहिती प्रविष्ट करा. कंपनीचे नाव आणि पत्ता प्रविष्ट करा, पत्त्याची प्रत्येक वस्तू वेगळ्या ओळीवर लिहा. आपण आपल्या वतीने काम करत असल्यास, आपले नाव कंपनीच्या नावाच्या जागी किंवा त्याऐवजी जोडा.
   • आपल्या कंपनीकडे वापरण्यास तयार शीर्षलेख असल्यास आपण स्वतः हा डेटा टाइप करण्याऐवजी वापरू शकता.
   • आपण स्वतः पत्ता प्रविष्ट केल्यास आपल्या प्राधान्यांनुसार किंवा कंपनीच्या सूचनांवर अवलंबून पृष्ठाच्या शीर्षस्थानी डावीकडून किंवा उजवीकडे ते समायोजित करा.
   • जर आपण पत्र परदेशात पाठवत असाल तर देशाचे नाव भांडवलाच्या अक्षरावर लिहा.

4. 
   

   
   तारीख दर्शवा. अधिक कठोरतेसाठी, संपूर्ण तारीख लिहा. उदाहरणार्थ: "1 एप्रिल, 2012". फ्रेंच भाषेत सादर केलेल्या एका पत्रात, ठिकाण आणि तारीख पृष्ठाच्या उजव्या बाजूस दिसली पाहिजे.
   • जर आपल्या पत्राचे लेखन बरेच दिवस चालले असेल तर आपण पत्र समाप्त केल्याची तारीख दर्शवा.

5. 
   

   
   
   
   प्राप्तकर्त्याची माहिती जोडा. प्राप्तकर्त्याचे पूर्ण नाव, लागू असल्यास शीर्षक, व्यवसायाचे नाव आणि पत्ता प्रविष्ट करा. ही माहिती वेगळ्या ओळीवरील प्रत्येक आयटमसह या क्रमाने दिसणे आवश्यक आहे. लागू असल्यास संदर्भ क्रमांक समाविष्ट करा. फ्रेंचला सादर केलेल्या पत्रात, प्राप्तकर्त्याबद्दल माहिती तारखेच्या काही ओळींच्या उजवीकडे सूचीबद्ध केलेली असणे आवश्यक आहे.
   • उत्तर थेट प्राप्त करण्यासाठी एखाद्या विशिष्ट व्यक्तीला पत्राद्वारे संबोधित करणे इष्ट आहे. आपण प्राप्तकर्त्याच्या नावाकडे दुर्लक्ष केल्यास थोडेसे संशोधन करा. संबंधित व्यक्तीचे नाव आणि शीर्षक शोधण्यासाठी कंपनीशी संपर्क साधा.

6. 
   

   
   कॉलिंग फॉर्म निवडा. हे सूत्र प्राप्तकर्त्याबद्दल आपला आदर व्यक्त करते. आपण आपल्या शेजा know्याला ओळखत आहात की नाही यावर अवलंबून आपण आपले सूत्र निवडाल. आपण आपल्या नातेसंबंधांची ओळख किंवा औपचारिकतेची पदवी देखील विचारात घ्याल. खालील यादीतील पर्यायांचे परीक्षण करा.
   • "कोणास हक्काचे:" हा शब्दप्रयोग वापरा. फक्त जर आपल्या पत्राला नक्की कोण संबोधित करावे हे आपल्याला माहिती नसल्यास.
   • जर आपण प्राप्तकर्त्याशी असलेला संबंध वरवरचा असेल तर काही टाळण्यासाठी "सर," किंवा "मॅडम" वापरणे चांगले.
   • आपण प्राप्तकर्त्याचे शीर्षक देखील दर्शवू शकता, उदाहरणार्थ: "श्री संचालक,".
   • जर आपल्याला प्राप्तकर्त्यास चांगले माहित असेल आणि आपले अहवाल परिचित असतील तर आपण "माझे प्रिय सुझान," सारखे अधिक वैयक्तिक सूत्र वापरू शकता.
   • आपल्याला प्राप्तकर्त्याच्या लैंगिक संबंधात शंका असल्यास, "स्त्रिया, सभ्य," हे सूत्र वापरा.
   • "ज्याला ते बरोबर आहे" या अभिव्यक्ती नंतर कॉल किंवा कोलन फॉर्म्युला नंतर :) स्वल्पविरामा ठेवण्यास विसरू नका.

भाग २ पत्राचा मुख्य भाग लिहा

1. 
   

   
   योग्य स्वर स्वीकारा. सुप्रसिद्ध म्हणानुसार, वेळ हा पैशाचा असतो आणि बर्‍याच व्यावसायिकांना आपला वेळ वाया घालवायला आवडत नाही. म्हणून, आपले पत्र एका छोट्या आणि अचूक स्वरात लिहिले जावे. थेट बिंदूवर जाऊन आणि एका संक्षिप्त परिच्छेदासह प्रारंभ करुन वाचन सुलभ करा.उदाहरणार्थ, आपण नेहमी अशा वाक्याने प्रारंभ करू शकता: "मी याबद्दल लिहित आहे ...".
   • फुलांची संक्रमणे, भडक शब्द किंवा लांब, वळणारी वाक्ये टाळा. त्याऐवजी, शक्य तितक्या लवकर आणि स्पष्टपणे सर्वात मूलभूत शोधा.
   • एक खात्री देणारी शैली अवलंब करा. बहुधा, आपले लक्ष्य आपल्या वाचकास काहीतरी करण्यास मनाई करुन देणे, आपले मत बदलणे, समस्या दुरुस्त करणे, बिल भरणे किंवा कारवाई करणे हे आहे. तर, दृढनिश्चयाने आपले दृष्टिकोन उघड करा.

2. 
   

   
   वैयक्तिक सर्वनामांचा वापर करा व्यावसायिक पत्र वैयक्तिक सर्वनामांमध्ये वापरणे अगदी योग्य आहे मी, आम्हाला आणि आपण. जेव्हा हे स्वतःकडे येते तेव्हा वैयक्तिक सर्वनाम वापरा मी. आपण वैयक्तिक सर्वनाम वापराल, आपण प्राप्तकर्त्याबद्दल बोलणे
   • एखाद्या संस्थेच्या वतीने पत्र लिहिताना काळजी घ्या. आपण कंपनीचा दृष्टिकोन मांडल्यास आपण वैयक्तिक सर्वनाम वापरणे आवश्यक आहे आम्हाला. अशा प्रकारे, वाचकाला हे समजेल की ते कंपनीच्या दृष्टिकोनाबद्दल आहे. आपण आपले स्वतःचे मत व्यक्त केल्यास वापरा मी .

3. 
   

   
   स्पष्ट आणि संक्षिप्त रहा. तुमच्या बोलण्याच्या विषयावर तुमच्या वाचकाला तंतोतंत अवगत करा, कारण तुमचे पत्र खडकाच्या पाण्यासारखे स्पष्ट असेल तरच तो तुम्हाला त्वरीत उत्तर देईल. विशेषतः, प्राप्तकर्त्याने आपल्याला काहीतरी द्यावे किंवा एखाद्या विशिष्ट दिशेने कार्य करावे अशी आपली इच्छा आहे की नाही हे आपण निर्विवादपणे सूचित केले पाहिजे. आपली स्थिती शक्य तितक्या थोडक्यात सांगा.

4. 
   

   
   सक्रिय आवाज वापरा. एखाद्या परिस्थितीचे वर्णन करताना किंवा विनंती करतांना, निष्क्रीय आवाजाऐवजी सक्रिय आवाज वापरण्याची खात्री करा. निष्क्रीय आवाजात व्यक्त केल्यास आपला संदिग्ध किंवा तोतयागिरीचा धोका. याव्यतिरिक्त, सक्रिय आवाज सोपा आहे आणि सरळ मुद्द्यापर्यंत जातो. येथे दोन उदाहरणे दिली आहेत.
   • निष्क्रिय मार्ग: "आपले सनग्लासेस लक्षात घेऊन सामर्थ्यवान बनवलेले किंवा तयार केलेले नाहीत. "
   • सक्रिय मार्ग: "आपली कंपनी सनग्लासेसची ताकदकडे लक्ष न देता डिझाइन आणि बनवते. "

5. 
   

   
   आवश्यक असल्यास आराम करा. लोक इतर लोकांना पत्र लिहितात. शक्य तितक्या प्रमाणित अक्षरे टाळा, कारण आपण एखाद्यास एक रूढीवादी पत्र पाठवून संबंध स्थापित करण्यास सक्षम राहणार नाही. तथापि, बोलबाज किंवा अपशब्द बोलणे टाळा, जसे की "बोललेच पाहिजे" त्यासाठी "दाखल केलेच पाहिजे" किंवा "पैशासाठी" पैसे ". एक व्यावसायिक शैली ठेवा, परंतु मैत्रीपूर्ण आणि मैत्रीपूर्ण करा.
   • जर आपल्याला प्राप्तकर्त्यास चांगले माहित असेल तर आपले अभिवादन व्यक्त करण्यासाठी एक दयाळू फॉर्म्युला समाविष्ट करणे शक्य आहे.
   • आपण प्रकट कराल अशा आपल्या व्यक्तिमत्त्वाचे पैलू निश्चित करण्यासाठी सामान्य ज्ञान वापरा. कधीकधी थोडा विनोद खरोखरच व्यवसाय संबंध सुलभ करते, परंतु किस्सा सांगण्यापूर्वी सावधगिरी बाळगा.

6. 
   

   
   सभ्य व्हा. आपण तक्रार किंवा तक्रारीचे पत्र लिहिले तरीही आपण असणे आवश्यक आहे. पत्त्याच्या स्थानाचे परीक्षण करा आणि वाजवी मर्यादेत आपण जे करू शकता त्या करण्यासाठी, सोयीस्कर आणि प्रेमळ स्वरात त्याला ऑफर करा.
   • उदाहरणार्थ, अशी एक अयोग्य तक्रार असे लिहिले जाऊ शकते: "मला वाटते की आपले सनग्लासेस इतके गरीब आहेत की मी आणखी खरेदी न करण्याचा निर्णय घेतला. दुसरीकडे, एक सभ्य दावा असे दिसेल: "मी आपल्या सनग्लासेसमुळे निराश झालो आहे आणि मी भविष्यात इतर पुरवठादारांसह साठा करण्याचे ठरविले आहे. "

7. 
   

   
   वापरा एक दुसरे पान आपल्या अतिरिक्त पृष्ठांसाठी शीर्षलेख. बर्‍याच व्यवसाय अक्षरे एका पृष्ठावर बसण्यासाठी पुरेशी संक्षिप्त असणे आवश्यक आहे. परंतु जर आपले पत्र मोठे असेल, जसे की करार किंवा कायदेशीर निष्कर्ष, आपल्याला अतिरिक्त पृष्ठांची आवश्यकता असू शकते. वापरा एक दुसरे पान प्रथम पृष्ठ सारखेच कागदाचे बनलेले शीर्षलेख, परंतु सामान्यत: संक्षिप्त पत्त्यासह.
   • पृष्ठाच्या शीर्षस्थानी दुसर्‍या आणि त्यानंतरच्या पृष्ठांवर पृष्ठ क्रमांक लिहा. आपण प्राप्तकर्त्याचे नाव आणि तारीख देखील समाविष्ट करू शकता.

8. 
   

   
   सर्वकाही बांधा. शेवटच्या परिच्छेदात, पत्राच्या मुख्य भागामध्ये आपण संबोधित केलेल्या मुद्द्यांचा सारांश करा आणि आपली कृती करण्याची योजना किंवा प्राप्तकर्त्याकडून आपण काय अपेक्षा करता ते स्पष्टपणे सांगा. त्याला काही प्रश्न किंवा मत व्यक्त करण्याची चिंता असल्यास त्याने आपल्याशी संपर्क साधावा अशी सूचना करा. त्याने किंवा तिने विचारात घेतलेल्या पत्राकडे किंवा प्रश्नाकडे ज्या लक्ष वेधले त्याबद्दल प्राप्तकर्त्याचे आभार

भाग 3 पत्र समाप्त

1. 
   

   
   सौजन्यपूर्ण फॉर्म निवडा. शेवटी, अपील फॉर्म प्रमाणेच, आदर आणि औपचारिकता दर्शविणे हे आहे. आपण स्वत: ला फसवण्याचा धोका पत्करल्याशिवाय निवडी निवडू शकता, जसे की: "कृपया माझ्या प्रतिष्ठित विचाराच्या आश्वासनावर (सर) वर विश्वास ठेवा" किंवा "मी तुम्हाला माझ्या समर्पित भावना व्यक्त करण्यासाठी (सर) विनंति करतो. त्याचप्रमाणे, जर हा ईमेल असेल तर "सौहार्दपूर्ण," "आदरपूर्वक", किंवा "प्रामाणिकपणे" यासारखे वाक्ये वापरण्याचा विचार करा जे कमी औपचारिक आहेत, परंतु स्वीकार्य आहेत.

2. 
   

   
   पत्रावर सही करा. आपल्या स्वाक्षरीवर स्वाक्षरी करण्यापूर्वी सुमारे चार ओळी जा. त्यावर सही करण्यापूर्वी आपले पत्र मुद्रित करा. निळा किंवा काळा शाई वापरणे चांगले. आपण आपले पत्र ईमेलद्वारे पाठवत असल्यास आपली स्वाक्षरी स्कॅन करा आणि पत्राच्या योग्य भागामध्ये चित्र लावा.
   • जर आपण दुसर्‍या व्यक्तीच्या वतीने चिठ्ठीवर सही केली तर "पी" लिहा. p. : Your आपल्या स्वाक्षर्‍यापूर्वी. हे "प्रॉक्सीद्वारे" या अभिव्यक्तीचे संक्षेप आहे, ज्याचा अर्थ "ऐवजी" किंवा "च्या नावावर" आहे.

3. 
   

   
   आपले नाव आणि संपर्क माहिती टाइप करा आपल्या स्वाक्षरी अंतर्गत आपले नाव, शीर्षक, फोन नंबर, ईमेल पत्ता किंवा इतर लागू संपर्क माहिती प्रविष्ट करा. प्रत्येक वस्तू स्वतंत्र ओळीवर लिहा.

4. 
   

   
   टायपिस्टची आद्याक्षरे जोडा. जर पत्र लेखकाव्यतिरिक्त कोणीतरी टाइप केले असेल तर आपण स्वाक्षरी पॅड अंतर्गत त्या व्यक्तीचे आद्याक्षरे जोडू शकता. कधीकधी काही कंपन्या पत्राच्या विकासात सहभागी झालेल्या लोकांना अधिक सहजतेने शोधण्यासाठी पत्राच्या लेखकाचे नाव समाविष्ट करण्यास सांगतात.
   • आपल्याला टाइपिस्टची फक्त आद्याक्षरे आढळल्यास, त्यांना लोअरकेसमध्ये लिहा, उदाहरणार्थ: एमजे.
   • जर आपण लेखकाचा समावेश केला असेल तर टाइपिस्टची आद्याक्षरे लोअरकेसमध्ये ठेवताना मोठ्या अक्षरे वापरा, उदाहरणार्थ: आरडब्ल्यू: एमजे. दोन आद्याक्षरे स्लॅशद्वारे विभक्त करणे शक्य आहे, उदाहरणार्थ: एमडब्ल्यू / एमजे.

5. 
   

   
   जोड दर्शवा. आपल्या पत्राशी जोडलेले भाग असल्यास, या भागांचे स्वरूप, आपल्या निर्देशांकाखाली काही ओळी लिहा, त्या भागाची संख्या व प्रकार निर्दिष्ट करा. उदाहरणार्थ, लिहा: "संलग्नक (2): एक फॉर्म, एक लहान पुस्तिका".
   • आपण "पी. जे" लिहून "संलग्नक" हा शब्द देखील संक्षिप्त करू शकता.

6. 
   

   
   प्राप्तकर्त्यांची नावे प्रविष्ट करा. जर आपण त्या पत्राची प्रत दुसर्‍या व्यक्तीला पाठवत असाल तर आपण त्या अक्षरामध्ये त्या व्यक्तीचे नाव आणि शीर्षक नंतर "संलग्नक" या ओळीखाली "सीसी" हा संक्षेप लिहून लिहिलेला पाहिजे. या संक्षेप अर्थ "सौजन्य प्रत" आहे. कार्बन पेपरद्वारे अक्षरे टाईप केल्यावर "ट्रू कॉपी" या शब्दाचे संक्षिप्त रूप देखील होते.
   • उदाहरणार्थ, लिहा: "सीसी: मेरी मार्टिन, विपणन संचालक".
   • आपण एकापेक्षा जास्त नावे जोडल्यास, दुसरे नाव पहिल्याखाली पण “सीसी:” शिवाय रेखा लावा.

भाग 4 पत्र पूर्ण करणे

1. 
   

   
   पत्र दुरुस्त करा. आपली व्यावसायिकता प्रतिबिंबित करण्यासाठी लेआउट एक मुख्य घटक आहे. परंतु, आपण सक्षम आणि जबाबदार आहात हे प्राप्तकर्त्यास सिद्ध करण्यासाठी आपण आपल्या चुका सुधारल्या पाहिजेत. आपल्या ई-प्रोसेसिंग सॉफ्टवेअरची शब्दलेखन तपासणी चालवा, परंतु आपले पत्र पाठविण्यापूर्वी काळजीपूर्वक वाचा.
   • पत्र स्पष्ट आणि संक्षिप्त आहे हे तपासा. असे परिच्छेद आहेत ज्यात तीन किंवा चारपेक्षा जास्त वाक्ये आहेत? जर अशी स्थिती असेल तर अनावश्यक वाक्ये काढण्याचा प्रयत्न करा.
   • जर पत्र अत्यंत महत्वाचे असेल तर आपल्या मित्रांपैकी एखाद्यास किंवा त्याच्या सहकार्याने ते आपल्यासाठी वाचण्यास सांगा. कधीकधी नवीन लुक आपल्यास लक्षात न येणार्‍या चुका किंवा दोष शोधू शकते.

2. 
   

   
   आपले पत्र स्क्रॅच करू नका. आपल्याकडे एकाधिक पृष्ठे असल्यास, ती मुख्य ठेवू नका. आपण आपली पृष्ठे क्रमाने ठेवू इच्छित असल्यास आपण त्यांना डाव्या हाताच्या वरच्या कागदाच्या क्लिपसह संलग्न करू शकता.

3. 
   

   
   पत्र पोस्ट करा. जर आपण पत्र मेलद्वारे पाठवत असाल तर व्यावसायिक आकाराचा एक लिफाफा वापरा. शक्य असल्यास कंपनीचा लोगो असलेला एक लिफाफा घ्या. प्रेषकाचा पत्ता आणि पत्त्याची नोंद योग्यरित्या करा. अर्धे पत्र फोल्ड करा, जेणेकरून पत्ता प्रथम शीर्ष फडफडणे आणि नंतर तळाशी फडफडणे. आपले पत्र पाठविण्यापूर्वी आपल्याकडे पुरेसे असल्याची खात्री करा.
   • आपले लेखन गोंधळलेले आहे आणि आपली व्यावसायिक क्षमता प्रतिबिंबित होत नाही असे आपल्याला वाटत असल्यास आपले ई-मेल प्रोसेसिंग सॉफ्टवेअर वापरुन पत्ते प्रविष्ट करा आणि आपल्या प्रिंटरसह लिफाफ्यावर मुद्रित करा.
   • जर पत्र अत्यंत महत्वाचे किंवा तातडीचे असेल तर ते सेवेद्वारे पाठवण्याचा विचार करा.
   • आपण ईमेलद्वारे पाठवू इच्छित असल्यास, स्वरूपन ठेवण्यासाठी ते "HTML" किंवा पीडीएफ स्वरूपात रूपांतरित करा. तथापि, कागदावर छापलेले पत्र पाठविणे चांगले.