सामग्री

• पायऱ्या
• भाग 1 वेळ आणि ठिकाणी आयोजित करा
• भाग 2 ईमेल व्यवस्थापकीय
• भाग 3 वेळ व्यवस्थापित करा
• भाग 4 शारीरिक आणि मानसिक आरोग्य राखणे

या लेखात: ऑर्गनायझेशन टाइम अँड स्पेस मॅनेजमेंट ईमेल मॅनेजमेंट टाइम मॅनेजिंग फिजिकल अँड मानसिक हेल्थ 15 संदर्भ

संघटित राहणे ही भरती करणार्‍यांकडून मागणी केलेली गुणवत्ता आहे, कारण दर्जेदार काम पुरविण्यासाठी ही एक उत्तम मालमत्ता आहे. असे असले तरी बर्‍याच कर्मचार्‍यांना वेगवेगळ्या डिग्रीच्या संस्थात्मक अडचणींचा सामना करावा लागतो.आपण त्याचा भाग असल्यास, हे जाणून घ्या की तेथे सोपी आणि प्रभावी उपाय आहेत. विकीहाऊ आपल्याला एखाद्या चांगल्या संस्थेद्वारे आपले व्यावसायिक जीवन सुलभ करण्यासाठी काही टिपा देते.

पायऱ्या

भाग 1 वेळ आणि ठिकाणी आयोजित करा

1. 
   

   
   वर्तमानपत्रात आपल्या क्रियाकलाप रेकॉर्ड करा. आपले प्रत्येक क्रियाकलाप जाताना रेट करण्यासाठी आठवडा घ्या. हा सामान्य आठवडा आपल्याला आपल्या दैनंदिन कामकाजाचा आढावा घेण्यास अनुमती देईल. आपण त्यांना आवश्यक असलेल्या वेळेनुसार आणि आपल्यापर्यंत पोहोचण्याची परवानगी देणार्‍या उद्दीष्टांनुसार त्यांचे वर्गीकरण करण्यात सक्षम व्हाल.

2. 
   

   
   आपल्या उत्पादकता पीक निश्चित करा. काही लोक सकाळच्या वेळी अधिक क्रियाशील असतात तर काही जेवणानंतर अधिक प्रभावी असतात. आपल्यासाठी जे योग्य वेळ आहे, त्यातील सर्वात महत्वाची आणि गुंतागुंतीची कामे पूर्ण करण्यासाठी त्याचा लाभ घ्या.

3. 
   

   
   आपल्या कामांना प्राधान्य द्या. कागद किंवा डिजिटल स्वरूपात डायरी घेण्याची सवय घ्या. संध्याकाळी निघण्यापूर्वी किंवा सकाळी येण्यापूर्वी, सर्वात महत्वाच्या क्रियाकलापांना चिन्हांकित करा: थोड्या वेळात अहवाल द्या, नियोजित भेटीची तयारी ... यामुळे आपल्याला विखुरल्याशिवाय प्रत्येक कार्यासाठी आवश्यक वेळ आणि ऊर्जा देण्याची परवानगी मिळेल. तथापि, परिस्थितीत बदल झाल्यास नवीन आवश्यकता समाविष्ट करण्यासाठी पुरेसे लवचिक रहा. आपल्याला एखाद्या कार्याचे सापेक्ष महत्त्व असल्याची खात्री नसल्यास तपशीलांसाठी आपल्या सहयोगी किंवा पर्यवेक्षकास विचारा.

4. 
   

   
   
   
   लहान कार्ये द्रुतपणे पाठवा. प्राधान्य देणे म्हणजे मुळीच नाही! दुस words्या शब्दांत, जर आपल्याकडे महत्वहीन परंतु सहज मिळणारी कार्ये असतील तर ती रात्रभर सोडू नका. या लहान क्रियाकलापांची लवकरात लवकर काळजी घ्या जेणेकरून आपण सर्वात महत्त्वाच्या मुद्द्यांवर लक्ष केंद्रित करू शकता.

5. 
   

   
   आपले कार्यक्षेत्र आयोजित करा. आपल्याकडे एखादे छोटे कार्यालय असेल किंवा वास्तविक खोली असेल तरीही आपली जागा प्रभावी कार्यासाठी अनुकूल असावी! एक गोंधळलेला कार्यक्षेत्र ताण निर्माण करू शकतो आणि आपली उत्पादकता मर्यादित करू शकतो. हे टॉयलेट वेडा बनण्याबद्दल नाही! आपल्याला फक्त आपल्या डेस्कची नीटनेटका करण्याची सवय लागावी लागेल.
   • आपले कार्यक्षेत्र संचयित करा. आपल्या ऑफिसमध्ये कचरा टाकणार्‍या सर्व फाईल्स आणि कचरापासून मुक्त व्हा. याउलट, काळजीपूर्वक महत्वाचे भाग रँक करा. आपल्याला संधी मिळाल्याबरोबर आपले कार्यक्षेत्र संचयित आणि स्वच्छ करा: क्रियाकलाप कालावधी दरम्यान, ब्रेक दरम्यान, दोन कार्ये दरम्यान ...
   • जाताना साफ करा. अशा प्रकारे, आपण आपल्या डेस्कवर कागदपत्रे किंवा खाद्य स्क्रॅप जमा करणे टाळता.
   • गोष्टी आपल्या बोटांच्या टोकावर ठेवाः फोन, पेन, पेपर पॅड ... आपल्या कार्यक्षेत्रात ते शक्य तितके कार्य करण्यासाठी संयोजित करा.

6. 
   

   
   
   
   आपल्या दिवसाची योजना करा. प्रभावीपणे आयोजित करण्यासाठी, आपल्याला आपल्या भेटींचे वेळापत्रक तयार करणे आवश्यक आहे, परंतु इतर सर्व व्यावसायिक कार्ये जसे की आपला ईमेल वाचणे, अहवाल लिहिणे ... उदाहरणार्थ, आपण आठवड्यातील भेटीचे एक किंवा दोन दिवस घालवू शकता आपण आणि उर्वरित आठवडे आपल्या इतर कार्यांसाठी. कोणत्याही किंमतीत रिक्त पूर्णविराम भरण्याचा प्रयत्न करू नका. कमी त्वरित समस्यांविषयी आराम करण्याची किंवा विचार करण्याची संधी घ्या. या कमी क्रियाकलापांच्या अपेक्षेचा अंदाज देखील घेता येतो.
   • कॅलेंडर किंवा कॅलेंडर वापरा. आपण पेपर अजेंडा, इलेक्ट्रॉनिक कॅलेंडर किंवा यासारखे अनुप्रयोग निवडू शकता iCalendar किंवा Google Now.
   • आपल्या क्रियाकलापांचे वर्गीकरण करा. उदाहरणार्थ, आपण त्यांचे प्रकार (प्रकल्प, कार्यक्रम, बैठक, ब्रेक ...) किंवा महत्त्व क्रमाने वर्गीकृत करू शकता. अशी प्रणाली निवडा जी आपल्याला आपल्या मुख्य क्रियाकलाप एका दृष्टीक्षेपात पाहू देते.
   • डिजिटल साधनांचा वापर अनुकूलित करा. उदाहरणार्थ, आउटलुक अ‍ॅड्रेस बुक, कॅलेंडर किंवा करण्याच्या क्रियाकलापांची यादी म्हणून वापरली जाऊ शकते. आपल्या व्यावसायिक जीवनाची योजना करण्यासाठी समान साधनाचा वापर करून आपण कार्यक्षमता प्राप्त करता.
   • शक्य असल्यास आपले काही काम सोपवा. आपल्याला नियुक्त केलेल्या कार्यांसह सहाय्यक लोड करणे किंवा एखाद्या सहकार्याची मदत मागणे कठिण असू शकते. तथापि, हे आपल्याला आपण करू शकणार्‍या क्रियांवर पुन्हा लक्ष केंद्रित करण्यास आणि आपला वेळ व्यवस्थापन ऑप्टिमाइझ करण्याची अनुमती देते.

भाग 2 ईमेल व्यवस्थापकीय

1. 
   

   
   शक्य असल्यास आपल्या ईमेलच्या वाचनाचे वेळापत्रक तयार करा. काही पोस्टना आपल्यास कायम कनेक्शनची आवश्यकता असू शकते. जर ही तुमची केस नसेल तर दिवसभरात ठरलेल्या वेळेपर्यंत तुमचे ईमेल वाचू नका.

2. 
   

   
   आपल्या मेलची क्रमवारी लावा. महत्वाची संभाषणे चिन्हांकित करा आणि त्यांचे ईमेल त्यांच्या उद्देशानुसार त्यांचे ईमेल वर्गीकृत करा ... ऑफर केलेली वैशिष्ट्ये वापरा आउटलुक (फोल्डर्स आणि सबफोल्डर्स) किंवा Gmail (लेबले)
   • प्रक्रिया केल्याप्रमाणे ते पुसून टाका. आपल्याला आवश्यक असलेली महत्त्वपूर्ण संभाषणे आणि ईमेल संग्रहित करा. रिक्त बॉक्स असणे, हे सर्व वाचले गेले आहे आणि उपचार केले गेले आहेत, दिवसाच्या शेवटी आराम मिळू शकेल. आपण याला अंगठाचा नियम बनविल्यास, आपल्या ईमेलच्या प्रक्रियेस आपण घाई करीत नाही याची खात्री करा.

3. 
   

   
   संवादाची साधने ऑप्टिमाइझ करा. सहकारी किंवा भागीदार यांच्यात असो, ईमेलद्वारे संभाषणात स्वत: ला मर्यादित ठेवू नका. त्वरित संभाषण किंवा फक्त फोन त्यांच्या वेग आणि मानवी संपर्कासाठी प्राधान्य दिले जाणारे उपाय आहेत. ते आपला मौल्यवान वेळ वाचवू शकतात आणि आपल्या प्रतिसादाची वाट पाहण्याचा तणाव वाचवू शकतात. याव्यतिरिक्त, लेखीपेक्षा मौखिक संभाषणाच्या धाग्यात माहितीची देवाणघेवाण करणे सोपे आहे.

4. 
   

   
   अकाली कामाच्या व्यत्ययावर मर्यादा घाला. दिवसा ब्रेक घेणे आवश्यक आहे. दुसरीकडे, फोनला उत्तर देण्याच्या कार्यामध्ये आपल्याला अडथळा आणणे किंवा आपल्या डेस्कवरून चालत जाणारा सहकारी आपल्या कामाचे वेळापत्रक खंडित करते आणि वेळ वाया घालवतात. स्वत: ला पूर्णपणे अलग न करता, आपला दरवाजा बंद करण्यास अजिबात संकोच करू नका किंवा उत्तर फोनवर आपला फोन सोडा. एकदा आपले कार्य पूर्ण झाल्यानंतर, विविध विनंत्यांना प्रतिसाद द्या. असे म्हटले आहे की असोशीय किंवा प्रवेश करण्यायोग्य दिसण्याच्या जोखमीवर परिपूर्ण नियम बनवू नका!

5. 
   

   
   वापरा क्लाऊड संगणन. हे तंत्रज्ञान रिमोट सर्व्हरद्वारे मोठ्या प्रमाणात माहिती संग्रहित करणे शक्य करते. म्हणून हे स्वस्त आहे आणि डेटाची प्रवेशयोग्यता सुधारते. अशा प्रकारे, इंटरनेटमध्ये प्रवेश मिळाल्यास आपण कोणत्याही डिव्हाइसवरून कार्य करू शकता. अगोदर निर्देश केलेल्या बाबीसंबंधी बोलताना क्लाऊड संगणन आपल्या कामाची आणि आपल्या वेळेच्या व्यवस्थापनाची गुणवत्ता सुधारू शकते कारण हे आपल्याला वेगवान आणि कार्यक्षमतेने कार्य करण्याची परवानगी देते. ही सेवा सहसा कंपनीने दिलेली सदस्यता म्हणून उपलब्ध असते. आपल्या सेवेसाठी या तंत्रज्ञानाचा वापर प्रस्तावित करण्यास संकोच करू नका.

6. 
   

   
   शोध इंजिनद्वारे ऑफर केलेली वैशिष्ट्ये वापरा. आपल्याकडे आधीच आपल्या आवडीनुसार साइट रेकॉर्ड करण्याची आणि वैयक्तिक आधारावर रँक करण्याची सवय असू शकते. ऑफिसमध्ये असे करण्यास अजिबात संकोच करू नका, विशेषत: जर आपल्याकडे स्वतःचा संगणक असेल तर. उदाहरणार्थ, कॉर्पोरेट पार्टनर साइट किंवा सामान्य माहिती असे स्त्रोत आहेत ज्या आपल्याला द्रुतपणे प्रवेश करणे आवश्यक आहेत.

भाग 3 वेळ व्यवस्थापित करा

1. 
   

   
   एकावेळी एकापेक्षा जास्त कामे करण्याचा प्रयत्न करू नका. माहिती आणि संप्रेषण तंत्रज्ञानाच्या वर्चस्व असलेल्या जगात, कर्मचारी नेहमीच उपलब्ध असतात आणि सर्व विनंत्यांना त्याच वेळी प्रतिसाद देण्याची अपेक्षा असते. सर्व तज्ञ या घटनेबद्दल सांगण्यास उत्सुक आहेत multitasking लीड्स, हजेरीच्या विरूद्ध, वेळ आणि कामाची गुणवत्ता कमी. जेव्हा आपला मेंदू माहितीसह संतृप्त असतो, तेव्हा प्रत्येक गोष्टीचे विश्लेषण करण्यासाठी वेळ नसतो. अशाप्रकारे, एकाच वेळी अनेक कामे केल्याने तणाव वाढतो आणि विश्लेषण आणि एकाग्र करण्याची क्षमता कमी होते. एका वेळी एका समस्येचे निराकरण करण्यात अधिक अर्थ प्राप्त होतो.

2. 
   

   
   आपले स्वतःचे वेळापत्रक तयार करा. विशिष्ट अजेंडा (बैठक, कार्यक्रम, बैठक ...) सेट करण्यापलीकडे आपल्या दिवसाचे सामान्य वेळापत्रक असणे चांगले आहे. हे आपल्याला क्रियाकलाप आणि विश्रांतीच्या कालावधीची शिखरे सांगण्याची अनुमती देईल.
   • प्रोजेक्टबद्दल विचार करणे किंवा एखाद्या क्लायंटच्या फाईलचा अभ्यास करणे यासारख्या काही क्रियाकलापांमध्ये एकाग्रता आणि विश्लेषणाची आवश्यकता असते. आपली कार्यक्षमता सुधारण्यासाठी या प्रकारच्या क्रियाकलापांवर खर्च करण्यासाठी विशिष्ट वेळेची योजना करा. आपण फायली किंवा प्रकल्प हलविल्यास, आपली बौद्धिक क्षमता कमी होऊ शकते, जे आपल्याला कमी कार्यक्षम करते. त्याचप्रमाणे मेल वा अहवाल वाचणे यासारख्या अधिक त्रासदायक कामे वेळेवर मर्यादित असणे आवश्यक आहे. अन्यथा, आपण कंटाळा जाणवू शकता आणि क्रियाकलाप करण्यास उशीर किंवा विलंब करू शकता.
   • काही कामांसाठी अतिरिक्त वेळ द्या. खरंच, मीटिंग्ज किंवा भेटीसाठी अपेक्षेपेक्षा जास्त वेळ लागू शकतो. आपल्या अनुभवाच्या आधारे, आपल्या वेळापत्रकात कार्यक्रमाच्या घोषित कालावधीपेक्षा जास्त कालावधी समाविष्ट करा.

3. 
   

   
   आपण अलार्म वापरू शकता. हे एखाद्या घटनेची आपल्याला आठवण करुन देऊ शकते, एखादी काम पूर्ण करण्यासाठी देण्यात आलेल्या वेळेच्या समाप्तीच्या सिग्नलवर किंवा आपल्याला कामाची लय देईल. तथापि, हे अनपेक्षितरितीने वाजविण्यापासून टाळा, कारण यामुळे आपणास अधिक कार्यक्षम बनविल्याशिवाय आपण तणावग्रस्त होऊ शकता.

4. 
   

   
   वैध कारणाशिवाय आपली कामे पूर्ण करू नका. लेन्नोई, कंटाळवाणेपणा, आधी कार्यालय सोडण्याची इच्छा ... क्रियाकलाप पुढे ढकलण्याची सर्व वाईट कारणे आहेत. विलंब करणे म्हणजे वेळ आणि कार्यक्षमतेचा वाया घालवणे. तथापि, आपण लवचिक राहिले पाहिजे. एखादी अनपेक्षित घटना उद्भवल्यास (शेवटच्या क्षणी बैठक, त्वरित फाइलचे पुनरावलोकन ...), आपण काय करावे ते लक्षात घ्या आणि नंतर आपला क्रियाकलाप पुन्हा सुरू करा. आपण वैकल्पिक समाधान देखील सेट करू शकता. उदाहरणार्थ, आपण सभेत जाऊ शकत नसल्यास, कॉन्फरन्स कॉल सेट अप करून पहा.

भाग 4 शारीरिक आणि मानसिक आरोग्य राखणे

1. 
   

   
   विश्रांती घ्या. लेखात नमूद केल्याप्रमाणे, शारीरिक आणि बौद्धिक विश्रांतीच्या कालावधीसाठी योजना करणे अत्यावश्यक आहे. खरंच, सकाळी आपल्याला वेळ मिळाला नाही म्हणून दुपारचा ब्रेक घेणे निरुपयोगी आहे. ब्रेक आपल्याला एक पाऊल मागे टाकण्याची परवानगी देते, केलेल्या कार्याची प्रशंसा करते आणि सहकार्यांसह देवाणघेवाण करतात. याव्यतिरिक्त, हे अधिक चांगले आयोजन आणि उत्पादकता सुधारण्यास मदत करते. जर आपण कामामुळे भारावून गेलात तर आपल्या दिनदर्शिकेत ब्रेक पीरियड प्रविष्ट करा जेणेकरून आपण ते विसरू नका. आवश्यक असल्यास, गजराची योजना बनवा.

2. 
   

   
   पुरेशी झोप घ्या. झोपेचे फायदे नेहमीच ओळखले गेले आहेत. तरीही बरेच कामगार पुरेसे झोपत नाहीत. रात्री सात किंवा आठ तासांची झोपेसाठी एक दिनचर्या सेट करा.

3. 
   

   
   स्वत: ची तुलना आपल्या सहकार्यांशी करू नका. प्रत्येकाची एक विशिष्ट भूमिका असते जी त्याला वेगळ्या प्रकारे दिसते. सहकार्यासाठी एक प्रभावी संस्था पद्धत आपल्यासाठी आवश्यक नसते. आपण सर्वोत्तम पद्धतींबद्दल चर्चा करू शकता परंतु आपल्याला स्वतःची सिस्टम शोधण्याची आवश्यकता आहे.

4. 
   

   
   आयोजन ही वेळ घेणारी प्रक्रिया आहे. आपण कंपनीमध्ये काम करता म्हणून आपले वेळापत्रक ठेवले जाईल. कोणत्याही अजिबात आपला अजेंडा अनुसरण करण्याचा प्रयत्न करू नका आणि लवचिक व्हा. सामान्य संस्थेसह प्रारंभ करा (सुव्यवस्थित कार्यालय, काम आणि ब्रेक दरम्यान वेळेचे वितरण ...) आणि नंतर हळूहळू परिष्कृत करा.