लेखक:
Robert White
निर्मितीची तारीख:
1 ऑगस्ट 2021
अद्यतन तारीख:
11 मे 2024
सामग्री
आपण ज्या समितीचे आहात त्या समितीचे सचिव म्हणून तुमची नुकतीच निवड झाली आहे. अभिनंदन! आपणास मिनिटांचे रेकॉर्ड कसे करावे, तयार करावे आणि कसे सादर करावे हे माहित आहे? आपण विधिमंडळ बायबलचे अनुसरण करीत आहात हे काही फरक पडत नाही रॉबर्ट ऑर्डरचे नियम अद्यतनित केले किंवा काही औपचारिक सेटिंग्जमध्ये काही मिनिटे लिहिणे, येथे अनुसरण करण्यासाठी महत्त्वाच्या पद्धती आहेत.
पायर्‍या
भाग 1 चा 1: तयारी
आपल्या संस्थेच्या बैठकीचे नियम जाणून घ्या. जर सेक्रेटरीने औपचारिक मिनिटे बनवण्याची अपेक्षा केली तर गट रॉबर्टच्या ऑर्डर ऑफ ऑर्डरचे पालन करतो की इतर काही अधिकृत मार्गदर्शक विचारा. अधिक अनौपचारिक सेटिंग्जमध्ये, मिनिटांमध्ये काय समाविष्ट केले जावे किंवा ते कसे वापरावे हे विचारा.
- ऑर्डरच्या पूर्ण अद्ययावत नियमांबद्दल आपल्याला स्वतःस परिचित करण्याची आवश्यकता नाही, परंतु एक प्रत मिळविणे किंवा कर्ज घेणे विशिष्ट प्रश्नांची उत्तरे देण्यास उपयुक्त ठरू शकते.
- आपली भूमिका देखील जाणून घ्या. काही मिनिटे सचिव बैठकीस हजर नसतात तर काही मिनिटे घेतात आणि चर्चेला हातभार लावतात. काहीही झाले तरी सेक्रेटरी सुविधा देणारा किंवा अध्यक्ष यासारखी दुसरी महत्वाची भूमिका असलेली असू नये.
प्रथम एक मॉडेल तयार करा. प्रत्येक संमेलनाची मिनिटे काही माहिती पुन्हा पुन्हा सांगतात, जेणेकरून एखादे टेम्पलेट सुलभ संदर्भासाठी सुसंगत स्वरूप तयार करेल. कमीतकमी खालील माहितीसाठी स्थान समाविष्ट करा:- संस्थेचे नाव.
- संमेलनाचा प्रकार: ही नियमित, साप्ताहिक किंवा वार्षिक सभा, किरकोळ समितीची बैठक किंवा विशेष हेतूची बैठक आहे का?
- तारीख, वेळ आणि ठिकाण प्रारंभ आणि शेवटच्या वेळेसाठी जागा सोडा (नियोजित आणि पुढे ढकलण्यात)
- सभेचे अध्यक्ष किंवा नेते आणि सेक्रेटरी (किंवा पर्याय) यांचे नाव.
- "भेटवस्तू" आणि "अनुपस्थित" ची यादी. कोरम असल्यास तेथे नोंद घ्या (मत देण्यासाठी पुरेसे लोक).
- आपल्या स्वाक्षरीसाठी एक जागा. मिनिटांसाठी जबाबदार व्यक्ती म्हणून, आपण नेहमी आपल्या कामावर स्वाक्षरी कराल आणि आपल्या संस्थेच्या धोरणावर अवलंबून मिनिटांच्या मंजुरीनंतर अतिरिक्त स्वाक्षरीची आवश्यकता असू शकेल.
- अजेंडा, जर एखादा प्रदान केला असेल तर. जर सभेच्या अध्यक्ष किंवा सुविधादारांनी आपल्याला अजेंडा तयार करण्यास सांगितले नसेल तर त्याच्याकडे एक अशी उपलब्धता असावी जी सभेविषयी आपल्या नोट्स आयोजित करण्यात मदत करेल.
आपल्यासह एक नोटबुक किंवा नोटबुक घ्या. तुम्हाला आरामदायक अशी एखादी वस्तू निवडा. आपण काही मिनिटे वारंवार लिहित असाल तर त्या हेतूसाठी एक नोटबुक बाजूला ठेवा किंवा आपल्या संगणकावर एक फोल्डर तयार करा.- आपण मागील बैठकीत काही मिनिटे घेतल्यास आणि ती अद्याप मंजुरीसाठी सादर केली गेली नाहीत, तर त्यांना आपल्याबरोबरही घ्या.
- जरी काही मिनिटांनंतर रेकॉर्डर आपल्याला लिप्यंतरण करण्यात मदत करू शकतो, परंतु हे नोटबंदीसाठी पर्याय नाही. आपण संमेलनाचे रेकॉर्ड करीत असल्यास, उपस्थित प्रत्येकजण सहमत आहे की नाही हे पहा आणि त्यास शब्दाच्या शब्दाने लिप्यंतर करण्याचा मोह आवरणार नाही.
- शॉर्टहँड शिकणे टीप घेण्याच्या प्रक्रियेस गती देईल, परंतु काही मिनिटे तयार करण्यासाठी प्रत्येक शब्द लिहिणे सक्षम असणे आवश्यक नाही. खरं तर, आपण असे करणे टाळले पाहिजे.
- जर आपणास मीटिंग दरम्यान सार्वजनिकपणे नोट्स घेण्यास सांगितले गेले असेल तर प्रोजेक्टर किंवा प्रेझेंटेशन इझल वापरा आणि नंतर नोट्स अस्पष्ट न करता नोट्स घरी घेऊन जा म्हणजे आपण त्या मिनिटांमध्ये प्रवेश करण्यासाठी वापरू शकता.
Of पैकी भाग २: सभेविषयी नोट्स घेणे
हजेरी यादी द्या. एकदा प्रत्येकजण हजर झाल्यानंतर, प्रत्येक व्यक्तीचे नाव आणि संपर्क माहिती लिहिण्यासाठी जागेसह कागदाचा तुकडा (किंवा अधिक, मोठ्या संमेलनांसाठी) वितरित करा. आपण आपल्या सूचीच्या भेटवस्तूंचा विभाग भरण्यासाठी मीटिंगनंतर ही यादी वापरू शकता किंवा ती यादी पूर्ण मिनिटांमध्ये स्वतःस संलग्न करू शकता.- आपल्याकडे उपस्थित असलेल्यांपैकी बर्‍याच जणांना माहिती नसल्यास, ठिकाणांचे सारणी रेखाटना आणि प्रत्येकास स्वतःची ओळख सांगण्यास सांगताना ते भरा. एक टीप बनवताना ते सुलभ ठेवा जेणेकरून आपण योग्य वेळी लोकांना नावाने कॉल करू शकता, खाली चर्चा केल्याप्रमाणे.
आपल्याला शक्य तितके टेम्पलेट भरा. आपण बैठक सुरू होण्याच्या प्रतीक्षेत असताना संघटनेचे नाव, सभेची तारीख व ठिकाण आणि प्रकार (उदा. साप्ताहिक, विशेष समितीची बैठक इ.) लिहा. जेव्हा ते सुरू होते, प्रारंभ वेळ रेकॉर्ड करा.
- आपल्याकडे टेम्पलेट नसल्यास ती माहिती आपल्या नोट्सच्या शीर्षस्थानी रेकॉर्ड करा.
- जर एखाद्या विशिष्ट हेतूसाठी किंवा एखाद्या विशिष्ट वेळी संमेलनासाठी बोलावण्यात आले असेल तर सदस्यांना सूचित करण्यासाठी पाठविलेली नोट जतन करा आणि त्याचे लिप्यंतरानंतर काही मिनिटांनंतर त्यास जोडा.
पहिल्या गतीचा निकाल लिहा. बहुतेक औपचारिक संमेलने अजेंडा स्वीकारण्याच्या हालचालीने सुरू होतील, म्हणून ही पद्धत या प्रक्रियेचा उदाहरण म्हणून वापर करेल. जर संमेलनास वेगळ्या गतीने सुरुवात होत असेल तर त्यासंदर्भात सर्व माहिती लिहा:
- सामान्यत: "मी प्रपोज करतो" ने मोशनचे स्पेलिंग दिले जाते. सहसा "मी हा अजेंडा स्वीकारण्याचा प्रस्ताव ठेवतो".
- प्रस्ताकाचे नाव (गती प्रस्तावित करणारी व्यक्ती)
- मतदानाचा निकाल. जर ते सकारात्मक असेल तर "गती स्वीकारले" लिहा. अन्यथा, "गती नाकारली" लिहा.
- आपण त्यास योग्यरित्या लिहिण्यास असमर्थ ठरल्यास आपण लेखी पाठविण्यास यापुढे विचारू शकता. जर ही समस्या वारंवार येत असेल तर बैठकीत विचारा की हे धोरण विशिष्ट संख्येपेक्षा जास्त शब्दांसह हालचालींसाठी अधिकृत केले जाऊ शकते का.
- जर आपण अजेंडा तयार केला असेल तर आपण त्या प्रस्तावाचे समर्थक आणि काही मिनिटांचे सेक्रेटरी बनू शकता. जोपर्यंत आपण वस्तुनिष्ठ असतो तोपर्यंत आपल्या स्वतःच्या क्रियांची नोंद करण्यात कोणतीही अडचण नाही.
सभेदरम्यान उद्भवलेल्या इतर कोणत्याही गती लिहा. सर्व चर्चा काळजीपूर्वक ऐका, तथापि, अन्यथा निर्देश दिल्याशिवाय त्या रेकॉर्ड करु नका. नवीन गती तयार झाल्यावर संबंधित माहिती लिहा.
- लक्षात ठेवा प्रत्येक गतीमध्ये त्याचे अचूक शब्द, प्रस्ताकाचे नाव आणि मतदानाचा परिणाम समाविष्ट असणे आवश्यक आहे.
- मतदान करण्यापूर्वी काही हालचालींचे समर्थन करणे आवश्यक आहे. जर कोणी "मी या हालचालीचे समर्थन करतो" किंवा असे काहीतरी सांगत असेल तर त्या व्यक्तीचे नाव समर्थक म्हणून लिहा.
- आपणास प्रवक्त्याचे नाव माहित नसल्यास किंवा गती पुन्हा येण्याची आवश्यकता असल्यास, विचारण्यासाठी सभेत सभेत व्यत्यय आणा. लहान व्यत्ययाची हमी देण्यासाठी माहिती योग्यरित्या लिहणे पुरेसे महत्वाचे आहे.
- जर एखाद्या गतीस दुरुस्ती मिळाली तर फक्त आपल्या नोट्समधील गतीचे शब्द बदला. विवादित नसल्यास आणि जास्त चर्चा चिथावल्याशिवाय दुरुस्ती झाली आहे हे लक्षात घेणे आवश्यक नाही.
अहवाल ऐका आणि त्या प्रती मिळवा. जेव्हा जेव्हा एखादा अहवाल, बातमीची वस्तू किंवा यासारखे आवाज मोठ्याने वाचले जाते तेव्हा दस्तऐवजाच्या नावाची नोंद घ्या आणि ती कोण वाचत आहे किंवा उपसमिति ज्याने त्याचा मसुदा तयार केला आहे. गती वाचनाचे अनुसरण करीत असल्यास, आपल्यासारख्या रेकॉर्ड करा.
- सभेच्या शेवटी एक प्रत मिळवणे अधिक व्यावहारिक आहे. नंतर एक प्रत वाचकांना किंवा मीटिंग नेत्याला विचारण्यासाठी एक चिठ्ठी तयार करा आणि ती प्रत प्रतिलिटर मिनिटांवर जोडा.
- कोणत्याही प्रती उपलब्ध नसल्यास मूळ कागदपत्र कोठे ठेवले आहे ते लक्षात घ्या. बैठकीनंतर आपल्याला ही माहिती विचारण्याची आवश्यकता असू शकेल.
- जर एखादा सदस्य कागदपत्र वाचण्याऐवजी तोंडी अहवाल देत असेल तर तपशिलात न जाता किंवा स्पीकरला शब्दशः उद्धृत न करता अहवालाचा संक्षिप्त आणि उद्देशपूर्ण सारांश लिहा.
केलेल्या किंवा ध्वजांकित केलेल्या क्रियांची नोंद करा. यामध्ये शेवटच्या बैठकीत नियुक्त केलेल्या कार्ये तपासणे आणि नवीन क्रियांचा समावेश आहे. पत्र लिहिण्यासाठी कोणी राहिले का? त्या व्यक्तीचे नाव व सूचना लिहा.
- संमेलनाच्या औपचारिकतेवर अवलंबून यापैकी बर्‍याच क्रिया "गती" च्या वर्गीकरणात येऊ शकतात. कमी औपचारिक बैठकीत, कमी स्पष्टपणे आयोजित केलेल्या निर्णयांसाठी आपले कान खुले ठेवणे आवश्यक असू शकते.
- एखादा निर्णय दिल्यास त्यामागील तर्क थोडक्यात सांगा.
ऑर्डरचे सर्व निर्णय आणि निर्णय नोंदवा. जेव्हा जेव्हा एखाद्या प्रक्रियेवर आक्षेप घेतला जातो तेव्हा संपूर्ण आक्षेप आणि त्याचा आधार तसेच अध्यक्षांनी घेतलेला संपूर्ण निर्णय लिहा.
- रॉबर्टच्या ऑर्डर नियम, संघटना धोरण किंवा कंपनी प्रोटोकॉलमध्ये कोणतेही संदर्भ समाविष्ट करा.
विनंती केल्यासच चर्चेचे सारांश लिहा. अधिकृतपणे, मिनिट काय होते ते नोंदवते केले, काय होते ते नाही म्हणालेतथापि, संस्था आपल्याला केलेल्या कोणत्याही विशिष्ट विनंत्या पूर्ण करा.
- चर्चा रेकॉर्ड करताना शक्य तितक्या वस्तुनिष्ठ व्हा. विशिष्ट मते समाविष्ट करा, मते नाहीत आणि विशेषण आणि क्रियाविशेषणांचा वापर कमी करा. आपले लक्ष्य कोरड्या, तथ्यात्मक आणि कंटाळवाण्या मार्गाने लिहिणे आहे!
- चर्चेच्या सारांशात लोकांना नावे देऊ नका. आपण नाराज होऊ शकतात अशा जोरदार चर्चांमध्ये हे न करणे विशेषतः महत्वाचे आहे.
संमेलनाच्या शेवटी टोके बांधून ठेवा. संपलेल्या वेळेचे लेखन करा आणि अहवालाच्या प्रती मिळवण्याचे लक्षात ठेवा किंवा एखाद्याला ती आपल्याला पाठविण्यास स्मरण करून द्या.
- काहीही गहाळ आहे किंवा स्पष्टीकरणाची आवश्यकता आहे हे पहाण्यासाठी आपल्या नोट्स पहा. आपल्याला एखाद्यास काही विचारण्याची आवश्यकता असल्यास, ती व्यक्ती निघण्यापूर्वीच करा.
4 चा भाग 3: मिनिटांचे लिप्यंतरण
शक्य तितक्या लवकर ही प्रक्रिया सुरू करा. बैठकीनंतर ताबडतोब अधिकृत मिनिटांचे लिप्यंतरण करणे चांगले आहे, जेव्हा कार्यक्रम आपल्या मनात ताजे असतील.
संमेलनासाठी नोट्स टाइप करण्यासाठी संगणक वापरा. आपण नोटबुक वापरल्यास आपण हे आधीच केले असेल. आपल्या नोट्स जतन करा आणि काही मिनिटांसाठी एक नवीन दस्तऐवज प्रारंभ करा, जेणेकरून आपण दोन गोष्टी शेजारी तुलना करू शकता.
आपल्या नोट्स आयोजित केलेल्या परिच्छेदांमध्ये स्वरूपित करा. प्रत्येक नवीन हालचाल, निर्णय किंवा ऑर्डर ऑफ ऑर्डर त्याच्या स्वतःच्या परिच्छेदामध्ये असणे आवश्यक आहे. त्यांचे स्वरूपन करताना, याची खात्री करा:
- आपण योग्य शब्दलेखन आणि व्याकरण वापरले. आपल्याला आवश्यक असल्यास शब्दलेखन तपासक वापरा.
- मजकूरभर त्याने समान ताण वापरला. परिपूर्ण भूतकाळ किंवा वर्तमान वापरा, परंतु समान दस्तऐवजात त्यांना वैकल्पिक करू नका.
- हे शक्य तितके उद्दीष्ट होते. आपले मत काही मिनिटांत दिसू नये कारण आपण प्रत्येकास वापरू शकणार्‍या उद्दीष्ट रेकॉर्ड तयार करण्याच्या विचारात आहात.
- त्यांनी सोपी व अचूक भाषा वापरली. कोणतीही अस्पष्ट भाषा अचूक शब्दांसह पुनर्स्थित करणे आवश्यक आहे आणि सुशोभित वर्णन काढणे आवश्यक आहे.
- त्यात केवळ केलेल्या कृतीचाही समावेश होता, चर्चेचा नाही. आपणास चर्चा लिहिण्यास सांगितले जात नाही तोपर्यंत काय यावर लक्ष केंद्रित करा केले, काय होते ते नाही म्हणाले.
- सुलभ संदर्भासाठी त्याने पृष्ठे क्रमांकित केली.
मिनिटांचा मसुदा सदस्यांना वितरित करा. उपस्थिती पत्रकात संपर्क माहिती वापरुन प्रत्येकाला एक प्रत पाठवा. आपल्याकडे ही माहिती नसल्यास, मीटिंग नेता आपल्याशी संपर्क साधण्यास सक्षम असावा.
मिनिटांची मंजुरी मिळवा. आपणास हे पुढील बैठकीत मोठ्याने वाचण्यास सांगितले जाईल आणि ते मंजुरीसाठी पाठवावे. गती पास झाल्यास ती लिहा.
- स्वीकारण्यापूर्वी जर मिनिटे दुरुस्त केली गेली असतील तर, कागदजत्रात बदल करा आणि शेवटी सूचित करा की विशिष्ट दुरुस्त्यांचे वर्णन न करता मिनिटे दुरुस्त केली गेली.
- त्यास मंजुरी मिळाल्यानंतर काही मिनिटे दुरुस्त करण्यासाठी एखादे प्रस्ताव तयार केले असल्यास त्या गतीतील नेमके शब्द संबंधित मिनिटांत समाविष्ट करा आणि ते मंजूर झाले की नाही.
4 चा भाग 4: मिटिंग मिनिटांचे एक टेम्पलेट वापरणे
मीटिंग टेम्पलेट साइटवर जा. हे पूर्वनिर्मित टेम्पलेट्स मिनिटांचे आयोजन करण्यासाठी वेळ वाचवेल आणि त्रुटी टाळण्यास मदत करेल.
प्रत्येक साइटकडे पाहून वेळ घालवा. त्यांच्या शोध वैशिष्ट्यांचा वापर करा आणि आपल्यासाठी सर्वोत्कृष्ट शोधण्यासाठी पर्यायांमधून जा.
- आपल्याला सामान्य किंवा मानक सारख्या विशिष्ट मॉडेलची आवश्यकता असल्यास आपल्या विशिष्ट गरजांसाठी वेबसाइट्स शोधा आणि योग्य बटणावर क्लिक करुन मॉडेल डाउनलोड करा. त्यांना शोधण्यात सुलभ ठिकाणी जतन करा जेणेकरून आपण त्यांना गमावू नका.
फाईल उघडा. ते डाउनलोड केल्यानंतर, अनझिप करा आणि मायक्रोसॉफ्ट वर्ड किंवा एक्सेलमध्ये उघडा. गुणवत्ता आणि वापरणी सुलभ करण्यासाठी, मायक्रोसॉफ्ट वर्डची नवीनतम आवृत्ती वापरा कारण ती अद्ययावत ठेवल्यास गोष्टी अधिक सुलभ होतील आणि आपल्याला नवीन वैशिष्ट्यांचा लाभ घेण्याची परवानगी मिळेल.
शीर्षलेखात आपला कंपनी लोगो आणि कॉपीराइट जोडा. नमुना लोगो हटवा, परंतु आपण मॉडेल प्राप्त केल्या त्या प्रथम वापरण्याच्या अटी वाचल्याशिवाय नाही. तथापि, कायदेशीर समस्यांची गरज नाही, बरोबर?
शीर्षक बदला. शीर्षक क्षेत्रात, "मीटिंग / ग्रुप" शब्द हायलाइट करा आणि आपल्या मिनिटांचे शीर्षक लिहा.
थीम बदला (पर्यायी). आपले मिनिटांचे मॉडेल अधिक सुंदर आणि अधिक व्यावसायिक बनविण्यासाठी रंग बदलण्याची किंवा तयार थीम निवडण्याचा विचार करा. हे सोपे आहे: "पृष्ठ लेआउट" टॅब शोधा आणि त्यास "रंग आणि थीम्स" विभागात अनुसरण करा. तेथे आपण आपल्या मॉडेलचे स्वरूप सानुकूलित करू शकता आणि ते आपल्या कंपनीच्या लोगोच्या रंगांशी देखील जुळवू शकता.
टेम्पलेट च्या विभाग नावे. संपूर्ण मॉडेलमध्ये फील्डची अनेक नावे असावी. आपल्याला कमी अधिक प्रमाणात आवश्यक असू शकेल, किंवा आपल्याला अद्याप विभागांची नावे कशी दिली जातील हे पसंत नाही. आपल्या भेटीची आवश्यकता पूर्ण करण्यासाठी त्यांना सानुकूलित करा.
आपल्या नोटबुकमध्ये टेम्पलेट जतन करा जेणेकरून आपण ते सभांना घेऊ शकता आणि काही मिनिटे तयार करू शकता. आपण मायक्रोसॉफ्ट ऑफिस वापरणे सुरू ठेवल्यास, गोष्टी द्रुत आणि सुलभ होतील आणि आपण त्यापूर्वीचेपेक्षा अधिक संयोजित आणि अधिक अचूकपणे बैठक अनुसरण करू शकता. वैकल्पिकरित्या, आपण आपले टेम्पलेट हाताने लिहून काढण्यासाठी मुद्रित करू शकता, परंतु फील्डची उंची ठेवा जेणेकरून आपण आपल्यास आवश्यक माहिती पुरवू शकाल.
आपल्या मॉडेलचे पुनरावलोकन करा. अभिनंदन! आपले संमेलन मिनिटांचे टेम्पलेट पूर्ण झाले आहे.आपल्याला सभांमध्ये आपली उत्पादकता आणि अचूकता वेगाने वाढण्याची अपेक्षा आहे, आता आपले मार्गदर्शन करण्यासाठी आणि आपले विचार आयोजित करण्यासाठी आपल्याकडे एक मॉडेल आहे. कोणत्याही प्रकल्पाप्रमाणेच काहीतरी गहाळ आहे किंवा गोंधळ आहे हे पाहण्यासाठी तपशीलांचे पुनरावलोकन करा. एकदा आपल्याला खात्री झाली की सर्व काही व्यवस्थित आहे, आपण आपले मॉडेल समाप्त केले आणि पुढील बैठकीसाठी तयार असाल.
टिपा
- मीटिंग्ज संपल्यानंतर काही मिनिटे एंटर करा, कारण कार्यक्रम अजूनही ताजे असतानाच त्यांना ठेवणे चांगले. सभा संपल्यानंतर शक्य तितक्या लवकर आवश्यक कृतींची प्रत मिळविणे देखील महत्त्वाचे आहे.
- मीटिंग नेत्याला जमेल तितक्या जवळ बसून घ्या जेणेकरून आपण सर्व काही ऐकू शकता आणि आपला आवाज न उठवता स्पष्टीकरणासाठी विचारू शकता.
- फाइलवर मिनिटे सुरक्षित ठिकाणी ठेवा.
- लोकांना त्यांच्या हालचाली लिहिण्यास सांगा जेणेकरुन त्यांना त्या जागेवर नोंदणी करू नयेत.
- व्यत्यय आणण्यास घाबरू नका आणि कोणत्याही वेळी स्पष्टीकरण विचारू नका.
- मिनिटे फार महत्वाची आहेत: ती ठेवली जातात आणि वर्षानुवर्षे वापरली जाऊ शकतात. जर हा मुद्दा कायदेशीर असेल तर, एखाद्याची प्रतिष्ठा काही मिनिटांवर अवलंबून असेल.
- चे काही भाग वाचा रॉबर्ट ऑर्डरचे नियम अद्यतनित केलेविशेषत: एक विभाग जो सचिव असल्याची चर्चा करतो.
- गोष्टी घडतात त्याप्रमाणे लिहा. जर समान विषय दोनदा आला, तर त्यास एकत्र गटबद्ध करू नका.
चेतावणी
- मिनिटांत बरेच तपशील ठेवू नका. जरी आपल्याला चर्चा रेकॉर्ड करण्यास सांगितले जात असले तरीही, त्यांना शक्य तितक्या संक्षिप्त आणि उद्दीष्ट ठेवा. उद्भवू शकणार्‍या फक्त मुख्य मुद्द्यांचा अहवाल देण्यासाठी स्वत: ला प्रतिबंधित करा किंवा आपण भारावून जाल आणि अनावश्यक तपशीलांसह कागदपत्रे भरा.
- काही मिनिटांसाठी जबाबदार असलेल्या व्यक्तीचे वैयक्तिक अर्थ आणि भावना रेकॉर्डमध्ये प्रवेश करू नये.
- जर संमेलनाचा भाग गोपनीय असेल तर, नाही तक्रार करण्यासाठी. त्याऐवजी असे लिहा की "बोर्डाने चर्चा केली की ही चर्चा गोपनीय आहे. त्यामुळे ती रेकॉर्ड केली गेली नाही."
- जर आपणास एखादी गोपनीय चर्चा, जसे की वकील आणि आपल्या क्लायंट दरम्यानची बैठक रेकॉर्ड करण्यास सांगितले तर एका मिनिटात असे करा विभक्त आणि सामान्य सभेच्या मिनिटांपासून दूर ठेवा. ते गोपनीय म्हणून चिन्हांकित करा आणि त्यात कोणाकडे प्रवेश आहे हे स्पष्ट करा.
