सामग्री

• पायर्‍या
• टिपा

मेमो विशिष्ट लोकांच्या विशिष्ट गटास एखाद्या विशिष्ट विषयाबद्दल - भविष्यातील कार्यक्रम किंवा नवीन धोरण, उदाहरणार्थ - आणि कृती करण्यास प्रोत्साहित करण्यासाठी कार्य करते. "मेमो" या शब्दाचा अर्थ "ते लक्षात ठेवणे आवश्यक आहे". प्रभावी मेमो कसे लिहायचे ते जाणून घेण्यासाठी वाचा.

पायर्‍या

भाग 1 चा 1: शीर्षलेख लिहित आहे

1. 

   दस्तऐवजाचा हेतू त्वरित स्पष्ट करण्यासाठी पृष्ठाच्या सुरूवातीस "MEMORANDUM" लिहा. शीर्षक पहिल्या ओळीवर लिहिले जावे, भांडवल अक्षरे आणि शक्यतो ठळकपणे. वैकल्पिकरित्या, आपण ते डावीकडे किंवा पृष्ठाच्या मध्यभागी संरेखित करू शकता. आपण इच्छित असल्यास, आपण उर्वरित मजकूरापेक्षा मोठा फॉन्ट देखील वापरू शकता.
   • शीर्षक आणि उर्वरित शीर्षलेख दरम्यान डबल-स्पेस.

2. 

   
   
   प्राप्तकर्त्यास सूचित करा. मेमो व्यावसायिक संवादाचे एक रूप म्हणून कार्य करते आणि औपचारिकपणे संबोधित केले जाणे आवश्यक आहे. ज्याला आपण मेमो पाठवाल त्या व्यक्तीचे पूर्ण नाव आणि शीर्षक वापरा.
   • आपण कंपनीच्या सर्व कर्मचार्‍यांना कागदजत्र पाठवत असल्यास, उदाहरणार्थ, "TO: All कर्मचारी" असे लिहा.

3. 

   अतिरिक्त प्राप्तकर्ते दर्शवा. "टू:" लाईनच्या खाली, "सीसी:" ओळ समाविष्ट करा (सौजन्याने प्रत. एखाद्या व्यक्तीने मेमोजला त्यास माहिती देण्याचा इशारा म्हणून प्राप्त करावा ही कल्पना आहे, जरी प्रकरणाची त्यांना थेट चिंता नसली तरीही.

4. 

   
   
   आपले नाव "FROM" या ओळीवर लिहा". प्राप्तकर्त्यांव्यतिरिक्त, शीर्षलेखात मेमो पाठविणारा समाविष्ट करणे आवश्यक आहे. आपले पूर्ण नाव आणि शीर्षक प्रविष्ट करा.

5. 

   दस्तऐवजाची तारीख प्रविष्ट करा. दिवस, महिना आणि वर्ष पूर्ण लिहा. उदाहरणार्थ: "तारीख: 5 जानेवारी, 2016" किंवा "तारीख: 5 जानेवारी, 2016".

6. 

   
   
   मेमोचा विषय लिहा. विशिष्ट आणि संक्षिप्त रहा, जेणेकरून प्राप्तकर्त्यांना कागदजत्र त्वरित काय आहे याची चांगली कल्पना येईल.
   • उदाहरणार्थ, "मुंग्या" लिहिण्याऐवजी अधिक विशिष्ट रहा: "कार्यालयात मुंग्यांची समस्या".

7. 

   त्यानुसार शीर्षलेख स्वरूपित करा. हे पृष्ठाच्या शीर्षस्थानी असले पाहिजे, डावीकडे संरेखित केले जावे. "ते", "वरून", "डेटा" आणि "विषय" या शब्दाचे भांडवल अक्षरे लिहिले जाणे आवश्यक आहे.
   • चांगल्या स्वरुपित शीर्षलेखाचे उदाहरणः
     TO: प्राप्तकर्त्याचे नाव आणि स्थिती.
     DE: आपले नाव आणि शीर्षक
     तारीख: मेमो लिहिण्याची संपूर्ण तारीख.
     विषय: कागदजत्रात थीम संबोधित केली.
   • शीर्षलेख लिहिताना, मजकूर संरेखित करणे आणि विभागांमधील दुहेरी अंतर ठेवण्याचे सुनिश्चित करा.
   • आपण इच्छित असल्यास, पृष्ठ क्रॉसिंग शीर्षलेख खाली एक ओळ समाविष्ट करा. हे आपल्याला दस्तऐवजाच्या मुख्य भागापासून विभक्त करेल.

4 चा भाग 2: मेमोचे मुख्य भाग लिहिणे

1. 

   दस्तऐवजाच्या लक्ष्यित प्रेक्षकांबद्दल काळजीपूर्वक विचार करा. याचा इच्छित परिणाम होण्यासाठी, तो वाचतील अशा लोकांच्या मते स्वर, आकार आणि औपचारिकतेचे स्तर समायोजित करणे आवश्यक आहे. चांगली नोकरी करण्यासाठी, आपल्याकडे कागदजत्र कोण वाचेल याची चांगली कल्पना असणे आवश्यक आहे.
   • आपल्या प्रेक्षकांच्या प्राधान्यक्रम आणि समस्यांविषयी विचार करा.
   • वाचकांकडून संभाव्य प्रश्नांची अपेक्षा करण्याचा प्रयत्न करा. उदाहरणे, पुरावे आणि माहितीसह मंथन सामग्री जी लक्ष्य प्रेक्षकांना मनापासून पटवून देऊ शकते.
   • मेमो कोण वाचेल याचा विचार केल्याने आपल्याला अयोग्य वाटू शकणार्‍या विशिष्ट माहिती किंवा अटींचा समावेश करावा की नाही हे मूल्यांकन करण्यास देखील मदत होईल.

2. 

   शुभेच्छा दुर्लक्ष करा. मेमो अक्षरे नसतात आणि "प्रिय श्री. असं-म्हणून" सुरू होण्याची आवश्यकता नाही. दस्तऐवजात कोणत्या विषयावर चर्चा केली जाईल याचा परिचय देण्यासाठी प्रश्नावरील विषयावर थेट टॅप करा.

3. 

   पहिल्या परिच्छेदामध्ये समस्या सादर करा. आपण इच्छित असलेल्या क्रियेबद्दल वाचकाचा संदर्भ घ्या. परिच्छेद थिसिससारखे जरा कार्य करते, जिथे आपण या विषयाची ओळख करुन दिली आणि ते किती महत्वाचे आहे ते सांगा. उर्वरित मेमोमध्ये आपण काय म्हणाल याचा सारांश म्हणून परिचयाचा विचार करा.
   • सर्वसाधारणपणे, प्रस्तावनेमध्ये जास्तीत जास्त एक परिच्छेद असावा.

4. 

   उदाहरणः "1 जुलै, २०१ of पर्यंत, कंपनी आरोग्य योजनांविषयी नवीन धोरणे लागू करेल. सर्व कर्मचार्‍यांना वैद्यकीय योजना मिळेल आणि पैसे मिळतील." किमान आर $ 30.00 प्रति तास ".

5. 

   चर्चा झालेल्या विषयाचे संदर्भित करा. त्या समस्येबद्दल वाचकांना काही माहिती हवी असेल. संदर्भ द्या, परंतु थोडक्यात सांगा आणि आवश्यकतेनुसारच बोला.
   • संबंधित असल्यास, धोरण का लागू केले जाते ते स्पष्ट करण्यासाठी पुढे जा. उदाहरणार्थ: "असेंब्ली नंतर, युनियनला आता सर्व कर्मचार्‍यांना प्रति तास किमान आर at 30.00 मिळणे आवश्यक आहे".

6. 

   करावयाच्या कृतींना बळकटी द्या. त्यांचा थोडक्यात सारांश करा आणि प्रस्तावित निराकरणासाठी पुरावे आणि तार्किक कारणे द्या. सर्वात महत्वाच्या माहितीसह प्रारंभ करा आणि सर्वात विशिष्टसह पुढे जा. वाचकांना सूचित केलेल्या क्रियांचा कसा फायदा होईल आणि काही न केल्यास काय होईल याबद्दल त्यांना माहिती द्या.
   • इच्छित असल्यास, आलेख, प्रतिमा, याद्या आणि सारण्या समाविष्ट करा. संलग्नक असावेत कधीही मजकूराशी संबंधित.
   • आपण एक मोठा मेमो लिहित असल्यास, सर्व श्रेण्या विभक्त करणार्‍या शीर्षके लिहा. उदाहरणार्थ, "धोरणे" लिहिण्याऐवजी "अर्ध-वेळ कर्मचार्यांविषयी नवीन धोरणे" लिहा. संक्षिप्त रहा आणि विशिष्ट जेणेकरून मेमोची थीम सरळ असेल.

7. 

   करण्याच्या कृती सुचवा. एखाद्या विशिष्ट उत्पादनावर कार्यवाही करणे म्हणजे एखाद्या नवीन उत्पादनाची घोषणा करणे, अहवालांविषयी नवीन धोरणांचे संप्रेषण करणे किंवा कंपनी एखाद्या समस्येचा सामना कसा करीत आहे हे माहिती देऊन कार्य करणे हे मेमोचे कार्य आहे. मजकूराच्या शेवटच्या परिच्छेदात वाचणा by्याने केलेल्या कारवाईची मजबुती द्या.
   • उदाहरणार्थ, आपण असे लिहू शकता: "जून २०१ by पर्यंत सर्व कर्मचार्‍यांनी नवीन सिस्टम वापरणे आवश्यक आहे".
   • आवश्यक असल्यास, शिफारसींचे समर्थन करण्यासाठी पुरावे समाविष्ट करा.

8. 

   सकारात्मक नोटवर मेमो समाप्त करा. शेवटच्या परिच्छेदात कंपनीच्या एकतेचा पुनरुच्चार करण्याव्यतिरिक्त प्रश्नातील समस्येचे निराकरण करण्यासाठी आवश्यक असलेल्या चरणांवर प्रकाश टाकला पाहिजे.
   • आपण "नंतरच्या शिफारसींवर चर्चा करण्यात आणि मला घेतलेल्या निर्णयासह पुढे जाण्यात आनंद होईल" असे काहीतरी लिहू शकता.
   • बंद होण्याचे आणखी एक उदाहरणः "आम्ही लाईनच्या विस्तारामुळे खूप खूष आहोत आणि आम्हाला विश्वास आहे की यामुळे कंपनीला अधिक टिकाऊ बनण्यास मदत होईल".
   • बंद असणे आवश्यक आहे जास्तीत जास्त दोन वाक्ये.

4 चे भाग 3: मेमोला अंतिम रूप देत आहे

1. 

   त्यानुसार मजकूर स्वरूपित करा. सुलभ वाचनासाठी मानक स्वरुपण वापरा, एरियल फॉन्ट किंवा टाईम्स नवीन रोमन आकार १२ सह. सर्व बाजूंनी मानक वर्ड मार्जिन वापरा.
   • त्या दरम्यान आणि इंडेंटिंगशिवाय दुहेरी मोकळी जागा वापरून परिच्छेदांचे स्वरूपित करा.

2. 

   मजकुराचे पुनरावलोकन करा. लेखन स्पष्ट, संक्षिप्त आणि त्रुटी नसलेले असल्याचे सुनिश्चित करण्यासाठी मोठ्याने वाचा. वापरलेली भाषा सुसंगत असल्याचे तपासा आणि विशिष्ट आणि अनावश्यक अटी काढून टाका.
   • प्रूफरीड शब्दलेखन, व्याकरण आणि सामग्रीतील त्रुटी, यावर विशेष लक्ष देणे खूप नावे, तारखा आणि मूल्यांकडे लक्ष.
   • मेमो फार लांब नसल्याचे सुनिश्चित करा आणि अनावश्यक साहित्य कापून टाका.

3. 

   मेमोवर सही करा. दस्तऐवजात स्वाक्षरीची ओळ समाविष्ट नसावी परंतु आपण त्यावर स्वाक्षरी करुन आनंदित आहात. मजकूरामध्ये आपले पूर्ण नाव समाविष्ट करा आणि ते मुद्रित केल्यानंतर आपण कागदपत्र मंजूर केले असल्याचे सूचित करण्यासाठी पेनने हाताने त्यावर स्वाक्षरी करा.

4. 

   एखादे अस्तित्त्वात असल्यास कंपनीचे लेटरहेड वापरा. मेमोसाठी कंपनीकडे विशिष्ट लेटरहेड आहे का ते शोधा. तसे नसल्यास, कंपनीचे प्रमाणित लेटरहेड वापरा.
   • आपण एखादे कागदजत्र तयार करीत असल्यास जे केवळ ईमेलद्वारे पाठविले जाईल, आपल्या कंपनीच्या लोगो आणि संपर्क माहितीसह एक शीर्षलेख तयार करा. आपण लिहिलेल्या पुढील मेमोसाठी टेम्पलेट म्हणून जतन करा.

5. 

   मेमो वितरित करण्याचा सर्वोत्तम मार्ग निवडा. आपण मेमोच्या प्रती मुद्रित करू शकता आणि त्या कार्यालयाच्या आसपास वितरित करू शकता किंवा सर्व प्राप्तकर्त्यांना ईमेल पाठवू शकता.
   • आपण ईमेलद्वारे मेमो पाठवत असल्यास, ते HTML मध्ये स्वरूपित करा किंवा ते पीडीएफमध्ये रूपांतरित करा आणि संदेशाच्या मुख्य भागाशी संलग्न करा.

4 चा भाग 4: टेम्पलेट्स वापरणे

1. 

   आपण स्क्रॅच वरून दस्तऐवज तयार करू इच्छित नसल्यास इंटरनेटवर मेमो टेम्पलेट पहा. कंपनीसाठी आदर्श टेम्पलेट शोधण्यासाठी तपशीलवार शोध घ्या किंवा मायक्रोसॉफ्ट वर्डमध्ये उपलब्ध टेम्पलेट्स वापरा. टेम्पलेटमध्ये सामान्यत: प्रमाणित मूलभूत स्वरूप असते, परंतु भिन्न फॉन्ट आणि आकार वापरतात.
   • आपल्याला आवश्यक असलेल्यासाठी सर्वात योग्य मॉडेल डाउनलोड करा.
   • इंटरनेटवर आढळणारी कोणतीही मॉडेल वापरण्यापूर्वी वापरण्याच्या अटी वाचा.

2. 

   डाउनलोड केलेले मॉडेल संगणकावर उघडा. डाउनलोड बटणावर क्लिक केल्यानंतर, थांबा. आपण जिथे फाइल सेव्ह केली त्या फोल्डरमध्ये जा आणि मायक्रोसॉफ्ट वर्डमध्ये उघडा. जर दस्तऐवज .ZIP किंवा .RAR स्वरूपनात डाउनलोड केले असेल तर एखादा माहिती कार्यक्रम डाउनलोड करा.
   • इंटरनेटवर आढळलेल्या टेम्पलेट्ससह सुसंगततेची समस्या टाळण्यासाठी, आपल्या संगणकावर मायक्रोसॉफ्ट वर्डची सर्वात अद्ययावत आवृत्ती स्थापित करा. जुन्या आवृत्त्या वापरताना, मॉडेल अपेक्षेप्रमाणे कार्य करू शकत नाहीत. सर्व प्रथम मायक्रोसॉफ्ट वर्ड अद्यतनित करा.

3. 

   शीर्षलेख कॉन्फिगर करा. टेम्पलेट पूर्णपणे संपादन करण्यायोग्य आहेत आणि आपल्या गरजेनुसार सानुकूलित केले जाऊ शकतात. उदाहरणार्थ, आपण कोणत्याही लोगोच्या टेम्पलेटच्या शीर्षलेखात कंपनीचा लोगो जोडू शकता, फक्त विभागात क्लिक करा आणि आवश्यक बदल करू शकता.

4. 

   शीर्षलेख फील्ड भरा. "कडून", "ते", "सीसी" आणि "विषय" फील्ड भरताना खूप काळजी घ्या जेणेकरून काहीही रिक्त राहणार नाही. टाइप आणि व्याकरण टाळण्यासाठी त्यांना भरल्यानंतर पुनरावलोकन करा.

5. 

   संदेश टाइप करा. प्रस्तावना, मुख्य भाग आणि मेमो बंद करण्याचा आता वेळ आहे. आपण प्राधान्य देत असल्यास, माहिती आयोजित करण्यासाठी ऑर्डर केलेल्या याद्या वापरा.
   • टेम्पलेटचे स्वरूपण ठेवा जेणेकरून मजकूर योग्य प्रकारे संरेखित केला गेला असेल आणि बरोबर समासांसह.
   • आवश्यक असल्यास, टेबल वापरण्यासाठी मेमो सानुकूलित करा. जर याद्या वापरल्याने मजकूर प्रदूषित झाला आणि वाचणे कठीण झाले तर ही चांगली कल्पना असू शकते.
   • टेम्पलेटचा डीफॉल्ट मजकूर हटविणे विसरू नका. कागदजत्र मुद्रित करण्यापूर्वी किंवा पाठविण्यापूर्वी त्याचा संपूर्ण पुनरावलोकन करा.

6. 

   तळटीप विसरू नका. हे पृष्ठाच्या तळाशी आहे आणि सामान्यत: अतिरिक्त माहिती जसे की आपल्या वैयक्तिक किंवा कंपनीच्या संपर्कात असते. प्रविष्ट केलेली माहिती बरोबर आहे हे सत्यापित करण्यासाठी पुनरावलोकनात वेळ द्या. आपण चुकीच्या संपर्क माहितीसह उत्कृष्ट मेमो लिहू इच्छित नाही, आपण?

7. 

   दस्तऐवजाचे स्वरूप सुधारित करा. मॉडेल वापरण्याचा सर्वात मोठा फायदा म्हणजे मेमोचे जवळजवळ संपूर्ण सानुकूलन होय. कागदजत्र स्पष्ट दिसण्यासाठी थोडे व्यक्तिमत्व द्या. आपण परिस्थितीसाठी योग्य रंग वापरू शकता, जेणेकरून मेमो दृश्यास्पद असेल परंतु तरीही व्यावसायिक असेल.

8. 

   एक नवीन फाईल म्हणून मेमो सेव्ह करा. दस्तऐवजाची बॅक-अप प्रत ठेवणे चांगले आहे, जे कर्मचार्यांना पाठविलेल्या संप्रेषणाचा पुरावा म्हणून काम करेल.

9. 

   हे पुन्हा वापरण्यासाठी मॉडेल सेव्ह करा. जेव्हा जेव्हा आपल्याला भिन्न विषयासाठी मेमोची आवश्यकता असते तेव्हा फक्त टेम्पलेट संपादित करा आणि आवश्यक ते सर्व बदलून घ्या. हे आपला वेळ वाचवेल आणि सातत्यपूर्ण आणि व्यावसायिक संप्रेषण तयार करेल. एक चांगला मेमो वाचकांचे लक्ष वेधून घेईल.

टिपा

• स्वत: ला जास्त स्पष्टीकरण देऊ नका. आपण काहीतरी का केले पाहिजे हे स्पष्ट करणे चांगले आहे, परंतु अतिशयोक्ती करण्याची आवश्यकता नाही.
• मेमो संक्षिप्त, नेहमी असावेत.